что ищут люди в городских запасниках и что находят
6 октября свой профессиональный праздник – День архивиста – отмечают сотрудники всех архивов Республики Беларусь. Безусловно, будут его праздновать и в Государственном архиве Витебской области, который находится в нашем городе на улице Калинина.
Предлагаем читателям познакомиться с работой архива, совершив виртуальную экскурсию.
На входе в учреждение размещается пост охраны, где всех пришедших встречает Галина Ивановна Богданова. Она не только тщательно записывает посетителей, но и дает им первичную консультацию, куда стоит обратиться с тем или иным вопросом.
Владимир Петрович Коханко, заведующий отделом использования и публикации документов, предлагает начать знакомство с архивом с читального зала. Сюда может прийти любой человек, предъявить паспорт, написать заявление и попросить помочь отыскать нужные документы.
Чаще всего люди просят найти решения органов власти. Немало здесь бывает и исследователей, которым архивные документы необходимы для написания научной работы. В последнее же время многие приходят, чтобы что-то узнать о своих предках и составить генеалогическое дерево семьи.
Для того чтобы было проще работать с обращениями, витебскими архивистами была разработана специальная компьютерная база – именные списки. Такой авторской программы больше нет ни в одном областном архиве Беларуси, а ведь, благодаря ей, нужная информация находится буквально за пару кликов. Достаточно ввести фамилию человека, сведения о котором нужно отыскать, и компьютер выдает, где хранится информация, конечно, при условии ее наличия.
Каждое дело в архиве оформлено в специальную папку, а тот, кто хоть однажды поработал с документами, оставляет запись в листе использования. Если необходимо сделать копию, то в архиве есть сканер и ксерокс, а при невозможности скопировать документ, его можно сфотографировать.
Одна из актуальных задач, стоящих перед сотрудниками архива, – продление жизни имеющихся документов. Для этого создаются их оцифрованные копии. Ввиду того, что документов немало, работа предстоит огромная. Тем более, что своей лаборатории у витебского областного архива пока нет, хотя задача оборудовать ее как раз в ближайших перспективах. Поэтому пока документы оцифровываются в гомельской лаборатории.
«Всего в нашем архиве на сегодняшний день хранится порядка 1,2 миллионов документов, это в два раза больше, чем могут вместить хранилища в здании, в котором мы сейчас находимся, – рассказывает Владимир Петрович Коханко. – Поэтому часть архива находится в других зданиях нашего учреждения. Например, по адресу Правды, 48 мы храним документы по истории сельского хозяйства, по адресу Ленина, 32 – документы общественных организаций и объединений. У нас есть документы по истории Витебщины, начиная с 1917 года и до настоящего времени. Более старые находятся в историческом архиве в Минске».
Из читального зала мы следуем в отдел справочно-информационной работы, возглавляет который Елена Васильевна Чудакова. Сюда посетители архива приходят лично или пишут обращения на почтовый адрес архива или на электронную почту с просьбой отыскать нужные сведения.
«Чаще всего к нам идут, чтобы подтвердить ту или иную информацию, – рассказывает Елена Васильевна. – Например, об изменении земельных участков, о постановке на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий. Вот недавно мы помогли 91-летнему дедушке, который просил найти сведения, что в конце 60-х годов он становился на очередь на квартиру».
Архивист говорит, что на электронную почту каждый день приходят письма. Пишут и из-за рубежа, пытаясь отыскать информацию о своих предках.
Срок рассмотрения обращений – 15 дней, при условии, что документы в архиве есть. Если же их нет, то уведомление об этом и рекомендации, куда можно обратиться, высылаются в течение трех дней.
«Мы стараемся помочь каждому, – отмечает Елена Чудакова. – Поэтому если человек к нам пришел, он вправе рассчитывать на то, что при отсутствии информации у нас, мы укажем, куда следует обратиться, либо сами перешлем его запрос в организацию, где могут храниться нужные документы».
Три этажа здания архива занимают хранилища, оборудованные в соответствии с современными требованиями. В помещении поддерживается определенный температурный фон и уровень влажности, продумана система освещения, и документы защищены от попадания прямого солнечного света.
Уборка в хранилищах производится ежедневно, периодически осуществляется проверка наличия и состояния дел. К слову, дела здесь хранятся упорядоченно. Для этого разработана специальная система топографирования, в том числе и постеллажного, а также ведется электронный учет выдачи и возврата дел из хранилища.
Есть в архиве дела, которые никто не брал, а есть те, которые довольно популярны у пользователей. Например, часто просят документы по истории народного художественного училища, ведь там можно отыскать много интересной информации, в том числе и увидеть автограф Марка Шагала.
«В целом, в архиве ведется работа по четырем направлениям. Это комплектование, обеспечение сохранности документов, организация научно-справочного аппарата и использование документов, – рассказывает заведующий отделом использования и публикации документов.– Наши сотрудники активно популяризуют историю, участвуют в конференциях, научных чтениях, выступают в роли соорганизаторов различных мероприятий.
Например, этим летом совместно с кафедрой истории Беларуси ВГУ имени П.М. Машерова мы провели круглый стол «Великая Отечественная война. Начало», в этом месяце будем принимать участие в краеведческих чтениях в Лепеле.
Кроме этого, мы занимаемся выставочной деятельностью, в том числе виртуальными выставками, готовим различные документальные издания как самостоятельно, так и совместно, например, с Национальным архивом Республики Беларусь.
Сегодня же, пользуясь случаем, хочу поздравить всех коллег, сотрудников архивов области и республики с профессиональным праздником и пожелать успехов в нашей нелегкой, но интересной работе по сохранению исторической памяти».
Редакция «Витебского курьера» присоединяется к поздравлениям и благодарит сотрудников архива за помощь в подготовке публикации.
Спасибо автору за экскурс… Одно замечание: закон нельзя нарушать.Если Вы опубликовали документ о наличиии в Архиве автографа Шагала, а равно любое иное вы обязаны указать, где хранится сей документ: фонд, опись, дело, страница. Легко и просто! Чтите закон РБ об архивах!