Тайны витебского архива

Саша Май

что ищут люди в городских запасниках и что находят

6 октября свой профессиональный праздник – День архивиста – отмечают сотрудники всех архивов Республики Беларусь. Безусловно, будут его праздновать и в Государственном архиве Витебской области, который находится в нашем городе на улице Калинина.

витебск, архив, калинина

Архив размещается в здании послевоенной постройки по улице Калинина. Фото Саши Май

Предлагаем читателям познакомиться с работой архива, совершив виртуальную экскурсию.

На входе в учреждение размещается пост охраны, где всех пришедших встречает Галина Ивановна Богданова. Она не только тщательно записывает посетителей, но и дает им первичную консультацию, куда стоит обратиться с тем или иным вопросом.

витебск, архив

Все, кто приходит в архив, записываются в журнале у Галины Богдановой. Фото Саши Май

Владимир Петрович Коханко, заведующий отделом использования и публикации документов, предлагает начать знакомство с архивом с читального зала. Сюда может прийти любой человек, предъявить паспорт, написать заявление и попросить помочь отыскать нужные документы.

Чаще всего люди просят найти решения органов власти. Немало здесь бывает и исследователей, которым архивные документы необходимы для написания научной работы. В последнее же время многие приходят,  чтобы что-то узнать о своих предках и составить генеалогическое дерево семьи.

витебск, архив, читальный зал

В читальном зале архива постоянно действуют выставки. Например, сейчас там представлены документы по УНОВИСУ. Фото Саши Май

Для того чтобы было проще работать с обращениями, витебскими архивистами была разработана специальная компьютерная база – именные списки. Такой авторской программы больше нет ни в одном областном архиве Беларуси, а ведь, благодаря ей, нужная информация находится буквально за пару кликов. Достаточно ввести фамилию  человека, сведения о котором нужно отыскать, и компьютер выдает, где хранится информация, конечно, при условии ее наличия.

Каждое дело в архиве оформлено в специальную папку, а тот, кто хоть однажды поработал с документами, оставляет запись в листе использования. Если необходимо сделать копию, то в архиве есть сканер и ксерокс, а при невозможности скопировать документ, его можно сфотографировать.

витебск, архив, документы

Все, кто пользовался документами дела, записываются в специальном листе. Фото Саши Май

Одна из актуальных задач, стоящих перед сотрудниками архива, – продление  жизни имеющихся документов. Для этого создаются их оцифрованные копии. Ввиду того, что документов немало, работа предстоит огромная. Тем более, что своей лаборатории у витебского областного архива пока нет, хотя задача оборудовать ее как раз в ближайших перспективах. Поэтому пока документы оцифровываются в гомельской лаборатории.

витебск, архив, Коханко

Владимир Коханко любезно согласился провести экскурсию. Фото Саши Май

«Всего в нашем архиве на сегодняшний день хранится порядка 1,2 миллионов документов, это в два раза больше, чем могут вместить хранилища в здании, в котором мы сейчас находимся, –  рассказывает Владимир Петрович Коханко. – Поэтому часть архива находится в других зданиях нашего учреждения. Например, по адресу Правды, 48 мы храним документы по истории сельского хозяйства, по адресу Ленина, 32 – документы общественных организаций и объединений. У нас есть документы по истории Витебщины, начиная с 1917 года и до настоящего времени. Более старые находятся в историческом архиве в Минске».

витебск, архив, мясоедова

Ведущий архивист Светлана Мясоедова. Фото Саши Май

Из читального зала мы следуем в отдел справочно-информационной работы, возглавляет который Елена Васильевна Чудакова. Сюда посетители архива приходят лично или пишут обращения на почтовый адрес архива или на электронную почту с просьбой отыскать нужные сведения.

витебск, архив, Чудакова

Елена Чудакова всегда готова помочь посетителям. Фото Саши Май

«Чаще всего к нам идут, чтобы подтвердить ту или иную информацию,  – рассказывает Елена Васильевна. – Например, об изменении земельных участков, о постановке на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий. Вот недавно мы помогли 91-летнему дедушке, который просил найти сведения, что в конце 60-х годов он становился на очередь на квартиру».

Архивист говорит, что на электронную почту каждый день приходят письма. Пишут и из-за рубежа, пытаясь отыскать информацию о своих предках.

Срок рассмотрения обращений – 15 дней, при условии, что документы в архиве есть. Если же их нет, то уведомление об этом и рекомендации, куда можно обратиться, высылаются в течение трех дней.

витебск, архив, свистунова, директор

Директор Государственного архива Витебской области Татьяна Свистунова. Фото Саши Май

«Мы стараемся помочь каждому,  –  отмечает Елена Чудакова. – Поэтому если человек к нам пришел, он вправе рассчитывать на то, что при отсутствии информации у нас, мы укажем, куда следует обратиться, либо сами перешлем его запрос в организацию, где могут храниться нужные документы».

витебск, архив, хранилище

Современные стеллажи в хранилище легко сдвигаются с помощью специального механизма, поэтому проходы между ними не нужны. Фото Саши Май

Три этажа здания архива занимают хранилища, оборудованные в соответствии с современными требованиями. В помещении поддерживается определенный температурный фон и уровень влажности, продумана система освещения, и документы защищены от попадания прямого солнечного света.

витебск, архив, хранилище

Сотрудники архива Эльвира Ушакова и Марина Манько без труда отыщут в хранилище нужный документ. Фото Саши Май

Уборка в хранилищах производится ежедневно, периодически осуществляется проверка наличия и состояния дел. К слову, дела здесь хранятся упорядоченно. Для этого разработана специальная система топографирования, в том числе и постеллажного, а также ведется электронный учет выдачи и возврата дел из хранилища.

хранилище

В хранилище. Фото Саши Май

архив, витебск, хранилище

За показателями температуры и влажности в помещении следят специальные датчики. Фото Саши Май

Есть в архиве дела, которые никто не брал, а есть те, которые довольно популярны у пользователей. Например, часто просят документы по истории народного художественного училища, ведь там можно отыскать много интересной информации, в том числе и увидеть автограф Марка Шагала.

витебск, архив, шагал

Автограф Марка Шагала можно отыскать в архивных документах. Фото Саши Май

«В целом, в архиве ведется работа по четырем направлениям. Это комплектование, обеспечение сохранности документов, организация научно-справочного аппарата и использование документов, – рассказывает заведующий отделом использования и публикации документов.– Наши сотрудники активно популяризуют историю, участвуют в конференциях, научных чтениях, выступают в роли соорганизаторов различных мероприятий.

Например, этим летом совместно с кафедрой истории Беларуси ВГУ имени П.М. Машерова мы провели круглый стол «Великая Отечественная война. Начало», в этом месяце будем принимать участие в краеведческих чтениях в Лепеле.

Кроме этого, мы занимаемся выставочной деятельностью, в том числе виртуальными выставками, готовим различные документальные издания как самостоятельно, так и совместно, например, с Национальным архивом Республики Беларусь.

витебск, архив, книги

Книги, подготовленные сотрудниками архива. Фото Саши Май

Сегодня же, пользуясь случаем, хочу поздравить всех коллег, сотрудников архивов области и республики с профессиональным праздником и пожелать успехов в нашей нелегкой, но интересной  работе по сохранению исторической памяти».

Редакция «Витебского курьера» присоединяется к поздравлениям и благодарит сотрудников архива за помощь в подготовке публикации.


  • polkovnik

    Спасибо автору за экскурс… Одно замечание: закон нельзя нарушать.Если Вы опубликовали документ о наличиии в Архиве автографа Шагала, а равно любое иное вы обязаны указать, где хранится сей документ: фонд, опись, дело, страница. Легко и просто! Чтите закон РБ об архивах!