Как искать информацию в витебских архивах

сколько это стоит и как работать бесплатно

Не так давно мы разговаривали с заместителем директора Государственного архива Витебской области Татьяной Владимировной Буевич о том, что в последнее время все больше людей стремится найти свои корни.

Тогда мы рассказали о том, что можно найти в архивах Витебского региона и о том, где они находятся. А сегодня предлагаем узнать, как ведется поиск информации в архиве, как отыскать нужные сведения бесплатно и сколько придется заплатить за платный запрос.

Электронная база данных

«Чтобы хоть как-то помочь гражданам обнаружить информацию, начиная с 2011 года, в архиве постоянно пополняется электронная база данных о документах, содержащих информацию о личности, – рассказала Татьяна Владимировна. – Вначале в базу внесли данные из переписных листов за 2009 год (по законодательству доступ к ней пока ограничен). Затем стали вводить информацию из карточек налогоплательщиков за 1918 – 1924 годы, партийных дел за 1944 – 1991 годы, сведения о реабилитированных гражданах, списки витеблян периода оккупации и другие сведения».

Биографические и генеалогические запросы

Между этими запросами нет четкой границы. Биографический запрос – это запрос о факте биографии, и полученный в архиве документ нужно будет в будущем представить в другой орган.

Например, сейчас нередко посетители архивов интересуются национальной принадлежностью своих дедушек или бабушек, ищут польские или еврейские корни. В этом случае они оформляют биографический запрос.

Геологический запрос – частный интерес человека, а полученный им в архиве документ не будет предоставляться куда-либо.

Как работать в архиве бесплатно

В Государственный архив Витебской области может прийти абсолютно любой человек. Если он намеревается работать сам, то должен с паспортом обратиться в читальный зал (кабинет №1 по улице Калинина, 22), пройти первичную регистрацию, написать заявление, что он осуществляет поиск по генеалогии, и приступить к работе. Это бесплатно. Заплатить придется лишь за ксерокопию.

«Мы со своей стороны всегда готовы помочь, подсказать искателю, – говорит Татьяна Владимировна. – Но, приходя в архив, человек сам должен понимать, что на поиск ему будет необходимо потратить немало времени. Даже перед тем, как принести ту или иную папку из архивохранилища исследователю, мы должны сделать полистную проверку каждого дела. А многие ждать не любят, потому, бывает, что дела приносят, а человека уже нет – у него появились другие интересы, и он ушел».

По словам Маргариты Шашковой, ведущего архивиста отдела использования и публикации документов, в читальный зал архива практически каждый день приходят новые исследователи. Чаще всего они обращаются за помощью в поиске решения городского исполкома о выделении земли под застройку. На втором месте по популярности – генеалогический интерес. Некоторые просматривают фильтрационные немецкие дела, стремясь найти информацию о том, что их родственники были угнаны в Германию. А некоторые пытаются отыскать документы, которые могут подтвердить национальность их предков.

«Не так давно один мужчина искал польские корни своей семьи, и, представляете, нашел. Чуть не закричал от радости прямо в читальном зале, – рассказала Маргарита. – Честно говоря, за мои полтора года работы тут такое только в третий раз».

А когда придется заплатить

Если человек сам не хочет заниматься поиском необходимой ему информации, он может оформить платный запрос. Стоимость его назвать трудно, потому что она зависит от объема проделанной работы. Оплата идет за каждый просмотренный заголовок и за каждый просмотренный лист.

Для оформления запроса нужно обратиться в кабинеты «Приема граждан» (№9 и №18). Там необходимо написать заявление, дать согласие на оплату и внести аванс.

«Человек должен быть готов к тому, что стоимость обработки его запроса будет не 2-3 рубля, – отмечает Татьяна Буевич. – К примеру, в Национальном историческом архиве в Минске только предоплата за генеалогический запрос составляет 288 рублей, а полная стоимость может доходить до 1440 рублей. И это реальная цифра. Вот почему мы советуем: у кого есть возможность, ищите сами. Так как оплата берется и за отрицательный результат: работа же велась».

Все имущественные и биографические справки делаются платно. Стоимость справки зависит от объема выполненных работ. При этом нужно не забывать, что если еще не вышел срок тайны личной жизни, то справку в архиве выдадут лишь после подтверждения родства.

Бесплатно делаются социально-правовые запросы, которые касаются защиты прав граждан. Например, сведения о пенсии и зарплате.

Электронное обращение

В архив можно написать и электронное обращение на адрес  oblarhive@vitebsk.by, указав, в том числе, и свой почтовый адрес. Здесь также очень важно четко сформулировать запрос, иначе сотрудникам архива придется вступать в переписку и задавать уточняющие вопросы. А это тоже время.

Оплата в этом случае производится по факту. Когда работа сделана, сотрудники архива выписывают счет-фактуру, человек забирает ее, оплачивает и получает ответ. Либо счет-фактура сканируется, отправляется на электронный адрес. Обратившийся оплачивает удобным ему способом и предоставляет копию чека.

На что хотела бы обратить внимание посетителей Елена Васильевна Чудакова, которая возглавляет отдел справочно-информационной работы:

«Не нужно скрывать, если вы, например, хотите подать документы в польское посольство и для этого ищите документы, которые могут подтвердить ваши польские корни. Справка из архива для получения карты поляка должна быть оформлена должным образом».

Какие тайны хранит Государственной архив Витебской области, смотрите здесь, а о выставке уникальных документов, посвященных революции 1917 года в Витебске, которая экспонируется в архиве, можно узнать здесь.